Færsla bókhalds í samræmi við lög og reglur
Rekstraraðilar þurfa að færa bókhald í samræmi við lög um bókhald, lög um virðisaukaskatt og reglugerð um bókhald og tekjuskráningu virðisaukaskattsskyldra aðila. Sérhver færsla í bókhaldi skal byggð á áreiðanlegum og fullnægjandi gögnum og vera þannig úr garði gerð að unnt sé að rekja viðskipti og notkun fjármuna á skýran og aðgengilegan hátt.
Gott er að hafa í huga að skattyfirvöld hafa heimildir til að kalla eftir bókhaldsgögnum til skoðunar hvenær sem er. Vanda þarf færslu og frágang bókhalds sem er grundvöllur að gerð ársreiknings og framtalsskila.
Bókhald sem stjórntæki
Bókhald er áttaviti. Bókhaldið er mikilvægt stjórntæki í rekstri og oft vanmetið. Ákvarðanataka byggist að stórum hluta á bókhaldsupplýsingum og því er nauðsynlegt að hafa það rétt uppsett og reglulega fært til að tryggja vandaðar og réttar ákvarðanir.
Það getur reynst fyrirtækjum dýrkeypt að hafa bókhaldið í ólagi. Oft þarf að lagfæra og endurskipuleggja bókhald fyrirtækis. Bókhald fært í samræmi við lög og reglur er ein besta hagræðing í rekstri sem völ er á.
Bókari eða bókhaldsstofa?
Afar mikilvægt er að fyrirtæki hafi metnað til þess að sinna bókhaldinu vel. Fæstir kunna að færa bókhald og þurfa að ráða bókara eða leita til bókhaldsstofu. Það fer eftir umfangi rekstrarins hvor leiðin er hagkvæmari. Óháð því hvor leiðin er valin er best að fá viðurkenndan og/eða reynslumikinn bókara til að sjá um bókhaldið. Slíkir bókarar geta verið gulls ígildi. Vegna sparnaðar í launakostnaði er því miður oft ráðinn bókari sem ekki hefur nægilega reynslu eða kunnáttu til að færa og skila fullbúnu bókhaldi til endurskoðanda. Slíkt getur haft í för með sér umtalsverðan kostnað vegna lagfæringa á bókhaldi fyrirtækis síðar og leitt til rangra viðskiptaákvarðana vegna ófullnægjandi eða rangra upplýsinga.
Upplýsingaöflun í bókhaldi
Hvort sem bókari er ráðinn eða bókhaldi útvistað hjá bókhaldsstofu er gott að vera sjálfbær með upplýsingaöflun úr bókhaldi. Gott er t.d. að kunna að sækja sér stöðulista og/eða hreyfingarlista til að geta skoðað stöðu rekstrar þegar hentar. Jafnvel er hægt að sjá um reikningagerð og tímaskráningar í svonefndu verkbókhaldi þótt annað bókhald sé fært af bókara.
Frádráttarbær rekstrarkostnaður
Mikilvægt er að þekkja reglur um frádráttarbæran rekstrarkostnað. Til að kostnaður geti talist frádráttarbær í skilningi skattalaga verða m.a. að vera tengsl milli tekna og gjalda og geta yfirvöld krafist þess að rekstraraðili sýni fram á slík tengsl. Reynslan sýnir að skilin milli raunverulegs rekstrarkostnaðar og einkakostnaðar eru oft óskýr og rekstraraðilum hættir til að gjaldfæra einkakostnað sem getur komið í bakið á þeim seinna.
Reikningagerð og bókun kostnaðar
Reikninga skal almennt gefa út samtímis og afhending vöru/þjónustu á sér stað. Þó er heimilt að safna saman unnum vinnustundum og gefa út reikning í lok hvers mánaðar. Að sama skapi skal gjaldfæra kostnað samtímis móttöku, þ.e. á útgáfudegi reiknings, en ekki er heimilt að bóka reikninga á greiðsludegi. Mikilvægt er að stemma bankayfirlit af reglulega. Meðan það er óafstemmt er ekki öruggt að byggja ákvarðanatöku á bókhaldstölum.
Útlagður kostnaður
Þekkja þarf reglur um útlagðan kostnað því algengt er að hann sé endurkrafinn með röngum hætti. Ef útlagður kostnaður er endurkrafinn á reikningi þarf að bæta við virðisaukaskatti nema um sé að ræða opinber þjónustugjöld sem má setja á reikning án virðisaukaskatts. Til að geta endurkrafið annan útlagðan kostnað án virðisaukaskatts þarf að útbúa sérstakt uppgjör með tilgreiningu á kostnaðinum fyrir viðskiptavininn. Kostnaðurinn þarf að vera án nokkurs álags eða þóknunar. Reikningur vegna kostnaðarins þarf að vera skráður á nafn viðskiptavinar (ekki fyrirtækisins) og reikningurinn þarf að fylgja uppgjörinu.
Vörslufé
Þau fyrirtæki sem eru með fjármuni í eigu þriðja aðila í fjárvörslu er ekki undir neinum kringumstæðum heimilt að millifæra af fjárvörslureikningnum vegna rekstrarkostnaðar fyrirtækisins.
Staða á fjárvörslureikningi er bókuð sem eign í fjárhagsbókhaldi og sem skuld í lánardrottnabókhaldi (debet og kredit). Mjög mikilvægt er að staða vörslufjár stemmi á báðum stöðum við raunverulega stöðu viðkomandi bankareiknings. Þótt þetta sé ekki skuld fyrirtækis í eðli sínu bókast hún sem slík meðan fyrirtækið er með fjármunina í vörslu sinni.
Tapaðar viðskiptakröfur
Sérstakar reglur gilda um tapaðar viðskiptakröfur og ekki má bakfæra tapaða viðskiptakröfu með útgáfu kreditreiknings. Aðeins má gefa út kreditreikning við vöruskil, eftiráveittan afslátt eða við leiðréttingu á áður útgefnum reikningi. Tapaðar viðskiptakröfur má draga frá tekjum á því tekjuári sem þær eru sannanlega tapaðar, m.a. ef krafa er fyrnd eða sannast að hún verði eigi greidd vegna gjaldþrots, nauðasamninga eða árangurslauss fjárnáms. Eins ef fullvíst er að krafan fáist ekki greidd, t.d. ef skuldari er eignalaus og innheimtutilraunir hafa ekki borið árangur.
Geymsla bókhaldsgagna
Geyma skal bókhaldsgögn í sjö ár frá lokun viðkomandi reikningsárs.
Rafrænir sölureikningar
Rafrænn sölureikningur á uppruna sinn í samþykktu rafrænu bókhaldskerfi og er ekki það sama og reikningur gerður í excel. Prentað eintak rafræns sölureiknings er með sérstakri áritun um uppruna í rafrænu bókhaldskerfi.
Bókhaldskerfi
Vanda skal val á kaupum eða leigu á bókhaldskerfi og velja kerfi í samræmi við stærð og tegund fyrirtækis.