Persónuverndarstefna SA

 I. Almennt

Persónuvernd þín skiptir SA miklu máli. Stefna þessi tekur til persónuupplýsinga hvort sem þeim er safnað og þær varðveittar með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum sambærilegum hætti. Stefnan tekur til skráningar, vörslu og vinnslu á persónuupplýsingum. Stefnan er aðgengileg á heimasíðu SA. Einnig fá ný aðildarfyrirtæki tækifæri til að kynna sér persónuverndarstefnuna þegar þau ganga í samtökin.

II. Persónuverndarlöggjöf

Um meðferð persónuupplýsinga gilda lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga eins og þau eru á hverjum tíma. Lögin taka m.a. á vinnslu, vörslu og miðlun persónuupplýsinga.

III. Ábyrgð

SA bera ábyrgð á skráningu persónuupplýsinga og meðferð þeirra upplýsinga í starfsemi sinni. SA, með skráða skrifstofu í Húsi atvinnulífsins, Borgartúni 35, 105 Reykjavík, eru löglegir stjórnendur persónuupplýsinganna sem þú veitir samtökunum. Hægt er að hafa samband við skrifstofu samtakanna með því að senda skriflega fyrirspurn á sa@sa.is.

IV. Söfnun og notkun persónuupplýsinga

Þú getur skoðað og notað vefsvæði SA án þess að gefa upp nokkrar persónulegar upplýsingar, þar með talið netfangið þitt. SA safna ekki upplýsingum sem vafri þinn sendir frá sér þegar þú nýtir þér þjónustu samtakanna, þ.e. gögn sem geta falið í sér upplýsingar eins og IP-tölu þína, tegund vafra, útgáfu vafra, síður þjónustunnar sem þú heimsækir, tíma og dagsetningu heimsóknar þinnar, þann tíma sem þú varðir á þessum síðum og önnur talnagögn.

Við skráningu í SA óska samtökin eftir nafni, netfangi og símanúmeri forsvarsmanns, fjármálastjóra og mannauðsstjóra fyrirtækis. Þessar upplýsingar eru nauðsynlegar vegna skráningar þess í félagatali SA, s.s. til að tryggja samskipti við fulltrúa innan fyrirtækis, til að svara fyrirspurnum þínum og bregðast við óskum þínum eða athugasemdum og til að fulltrúar fyrirtækja geti nýtt kosningarétt í samræmi við samþykktir samtakanna. Slík söfnun á persónuupplýsingum skal þó ekki ganga lengra en þörf er á hverju sinni. SA afla þessara upplýsinga í trausti þess að forsvarsmenn fyrirtækisins hafi fengið samþykki frá hlutaðeigandi starfsmönnum fyrir vinnslunni og hafi vakið athygli þeirra á persónuverndarstefnu þessari.

Persónuupplýsingar þínar eru einnig notaðar af SA þegar samtökin senda út fréttabréf samtakanna og þegar sendur er út tölvupóstur til þín með efni sem kann að vekja hjá þér áhuga, t.d. fréttir um viðburði á vettvangi samtakanna, ráðstefnur, málstofur, félagsfundi eða sérstakar kynningar. Þá geta einstaklingar, sem ekki eiga aðild að SA, óskað eftir því að vera skráðir á póstlista samtakanna í sama tilgangi.

Ef þú kærir þig ekki um slíkar póstsendingar, eftir að hafa skráð þig á póstlista SA, skaltu senda tilkynningu þess eðlis á póstfangið sa@sa.is.

SA nýta persónuupplýsingar þínar til að veita og bæta þjónustuna. Þú samþykkir söfnun og notkun upplýsinga í samræmi við þessa stefnu með því að nota þjónustu SA eða skráir upplýsingar um þig hjá samtökunum. Með því að veita SA persónuupplýsingar eftir að hafa kynnt þér persónuverndarstefnu samtakanna, samþykkir þú skilmála og skilyrði stefnunnar.

V. Miðlun

Rík áhersla er lögð á að varsla persónuupplýsinga sé ávallt með ábyrgum hætti. Persónuupplýsingar verða ekki aðgengilegar öðrum aðilum en starfsfólki SA og eftir atvikum þeim aðildarsamtökum SA (Samorku, Samtökum ferðaþjónustunnar, Samtökum fjármálafyrirtækja, Samtökum fyrirtækja í sjávarútvegi, Samtökum iðnaðarins eða SVÞ – Samtökum verslunar og þjónustu) sem fyrirtæki þitt er aðili að. Allar upplýsingar sem þú afhendir starfsmönnum SA í trúnaði t.d. í tengslum við þjónustu vinnumarkaðssviðs SA eða launarannsókna hagfræðinga SA er ekki miðlað til annarra en þeirra starfsmanna samtakanna sem koma að verkefninu og eru allir þeir aðilar bundnir fullum trúnaði.

Við seljum, leigjum eða deilum aldrei persónuupplýsingum um þig. Við miðlum ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila án þess að samþykki þitt fyrir miðluninni liggi fyrir. Þér er frjálst að hafna slíkri miðlun nema þar sem okkur er það skylt samkvæmt lögum eða í þeim tilvikum þar sem það telst nauðsynlegt til að hafa uppi eða verjast réttarkröfu. Þó er athygli þín vakin á því að allt efni sem þú birtir eða deilir á samfélagsmiðlasíðum okkar eru opinberar upplýsingar.

VI. Þriðju aðilar

Þjónusta SA og efni á heimasíðu samtakanna getur haft að geyma tengla á aðrar síður sem SA stjórna ekki. Smellir þú á tengil frá þriðja aðila, verður þér beint á síðu þess þriðja aðila. SA mæla eindregið með því að þú skoðir persónuverndarstefnu hverrar síðu sem þú heimsækir.

Persónuverndarstefnan nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða annarri vinnslu þeirra á persónuupplýsingum. Við hvetjum þig því eindregið til að kynna þér persónuverndarstefnu þeirra aðila sem þú heimsækir, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, t.d. hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Apple, Google og Microsoft ásamt þeirri greiðsluþjónustu sem þú kýst að nota. 

VII. Verndun

SA leggja mikla áherslu á að vernda allar persónuupplýsingar. SA munu tilkynna þér án ótilhlýðilegrar tafar ef það kemur upp öryggisbrot er varðar persónuupplýsingarnar þínar og hefur í för með sér mikla áhættu fyrir þig. Með öryggisbroti er átt við brot á öryggi sem leiðir til óviljandi eða ólögmætrar eyðingar persónuupplýsinga eða að þær glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi

Athygli þín er þó vakin á því að þú berð ábyrgð á persónuupplýsingum, t.d. nafni, kennitölu og mynd, sem þú kýst að deila eða senda á almennum vettvangi t.d. í gegnum Facebook síðu SA. Við viljum einnig taka fram að gagnaflutningur á internetinu er aldrei fullkomlega öruggur. Þér er því bent á að láta okkur umsvifalaust vita ef þú telur hættu á að tilteknar upplýsingar sem þú hefur gefið okkur séu í hættu.

VIII. Varðveisla

SA reynir eftir fremsta magni að halda persónuupplýsingum um þig nákvæmum og áreiðanlegum og uppfærir þær eftir þörfum. Við varðveitum persónuupplýsingar um þig í að hámarki tvö ár frá úrsögn fyrirtækisins úr samtökunum nema þú hafir með samþykki þínu veitt okkur heimild til að varðveita þær lengur eða ef okkur er það nauðsynlegt til að uppfylla lagaskyldu eða gæta lögmætra hagsmuna. Sama gildir um aðrar persónuupplýsingar sem þú afhendir okkur t.d. í tengslum við starfsumsókn eða umsókn um setu í stjórn lífeyrissjóðs, ríkisstofnunar eða annars staðar þar sem SA eiga fulltrúa. Við munum fara yfir allar persónuupplýsingar um þig einu sinni á ári og endurskoða hvort okkur sé heimilt að varðveita þær áfram. Ef við ákveðum að okkur sé ekki heimilt að varðveita þær áfram, munum við hætta allri vinnslu með persónuupplýsingarnar frá þeim tíma. Ef möguleiki er á að það kunni að vera þörf fyrir persónuupplýsingarnar síðar til að uppfylla lagaskyldur, t.d. gagnvart stjórnvöldum, eða til að höfða eða verjast réttarkröfu, munum við taka afrit af hlutaðeigandi persónuupplýsingum og varðveita þær á öruggu formi eins lengi og nauðsyn ber til.

IX. Réttindi þín

Þú átt rétt á og getur óskað eftir tilteknum upplýsingum með því að senda skriflega fyrirspurn á sa@sa.is. Einstaklingar hafa rétt á að beina eftirfarandi fyrirspurnum til SA vegna skráningar samtakanna á upplýsingum:

a) að fá að vita hvaða persónuupplýsingar eru skráðar um þig og hvernig þær eru tilkomnar og fá aðgang að persónuupplýsingunum,

b) að fá upplýsingar um hvernig persónuupplýsingar um þig séu unnar,

c) að persónuupplýsingar um þig séu uppfærðar og leiðréttar,

d) að persónuupplýsingum um þig sé eytt, ef ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita þær,

e) að andmæla og/eða takmarka hvernig persónuupplýsingar séu unnar,

f) að fá afhendar persónuupplýsingar sem þú hefur látið okkur í té eða að þær séu sendar beint til annars aðila með þeim takmörkunum sem réttindi og frelsi annarra setja,

 h) að afturkalla samþykki þitt til vinnslu þegar vinnsla byggist á þeirri heimild með sama hætti og þú gafst það eða með því að senda á okkur skriflega fyrirspurn,

 I) að fá upplýsingar um hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, þ.m.t. gerð persónusniðs og um þau rök sem þar liggja að baki og einnig þýðingu og fyrirhugaðar afleiðingar slíkrar vinnslu.

Beiðni þín verður tekin til greina og þér afhentar upplýsingarnar, þegar það á við, innan hæfilegs tíma, þó með þeim takmörkunum sem réttindi og frelsi annarra gera, þ.m.t. vegna viðskiptaleyndarmála og hugverkaréttinda. Athygli er vakin á að innheimt er sérstakt ljósritunargjald ef farið er fram á fleiri en eitt afrit. Þér verður tilkynnt og gefin skýring á ef töf verður á afgreiðslu eða ef ekki er unnt að verða við beiðninni að fullu eigi síðar en mánuði frá móttöku hennar. Þú getur kvartað til Persónuverndar ef við neitum að afhenda þér ákveðnar upplýsingar.

XI. Persónuvernd barna

Persónuupplýsingar um börn yngri en 13 ára er ekki safnað.

XII. Breytingar á persónuverndarstefnu SA

Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. SA munu tilkynna um allar breytingar með því að birta nýja persónuverndarstefnu á heimasíðu samtakanna. Þér er því ráðlagt að kynna þér persónuverndarstefnuna reglulega en breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu á heimasíðu SA. Þegar efnislegar breytingar eru gerðar sem kunna að hafa þó nokkur áhrif á réttindi þín munum við tilkynna sérstaklega um þær. Við tökum öllum athugasemdum um persónuverndarstefnuna fagnandi og hvetjum þig til að senda okkur fyrirspurn.